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現役SEが実践しているPC業務の時短術!(文字入力やExcelなど)

ども!

この記事を読んで頂いているということは、あなたもPCを使って作業されているのではないでしょうか。

最近では「働き方改革」といって定時内に仕事を終わらせることが推奨されていますよね。ですが、与えられる仕事量は以前のままです。

では、どうしたら定時内に作業を終わらせることができるのか?
それは、パソコン作業での時短術を身体に染み込ませることです。

今回は、現役でSE(システムエンジニア)をしている私が実践していて「効果がある!」と実感した時短術を紹介していきます!

是非、皆さんも業務にこれらの時短術を取り込んでみてください。

資料作成(Excelやワード)での時短術

Excelで資料作成や色々なデータ作成をされている方も多いのではないでしょうか。最初に紹介するのは、そのような資料作成やデータ作成に役立つ時短術です。

ショートカットキーは時短術の代表例!

皆さんも既に実践されている方もいらっしゃると思いますが、一番最初に思いつくところはここですよね。
パソコンを使っていてショートカットキーを利用しない手はありません。

「ショートカットキーなんて覚えなくても、マウスで操作すれば同じことができるじゃん」と考えている方もいらっしゃると思います。
ですが、ショートカットキーの効力はホントに凄いですよ。
基本的にキーボードだけで作業が完了してしまいます。

例えば、記入中のExcelを保存する時はCtrl + Sで保存できます。
これだと、0.5秒くらいで保存が完了するのですが、マウスから保存操作を行う場合ですとキーボードから手を放してマウスを触ってカーソルを保存のアイコン移してクリック…という手順を踏むので、大体2~3秒掛かります。
これらが積み重なると凄い時間になるということは想像がつくのではないでしょうか。

ネットで検索すると物凄い沢山のショートカットキー紹介があるので、今回は私が業務を行っている中で利用頻度が高いショートカットキーを紹介します。

Windowsのソフト全体に利用できるショートカットキー

  • Ctrl + S(ファイルの保存)
  • Ctrl + A(全選択)
  • Ctrl + C(選択されている範囲のコピー)
  • Ctrl + X(選択されている範囲の切り取り)
  • Ctrl + V(コピーや切り取りした内容を張り付け)
  • Ctrl +Z(1つ前の状態に戻す)
  • Ctrl + Y(1つ後の状態に戻す(Ctrl + Zの逆バージョン))

Excelで便利なショートカットキー

  • Ctrl + Shift + 矢印キー(値が入ってるセルの最下位や最上位に一気に飛べる)
  • Ctrl + Home(A1セルに飛べる)
  • Ctrl + PageUp(1つ前のシートに戻る)
  • Ctrl + PageDown(1つ後ろのシートに行く)
  • F2(セルの入力値を編集できる)
  • Ctrl + F1(メニューバーを非表示)
  • Ctrl + Shift + _ (選択している範囲の罫線を消す)
  • Ctrl + 1(図の書式設定)
  • Ctrl + ;(現在の日付が出力される)
  • Ctrl + :(現在の時刻が出力される)

まだまだ探せばありますが、僕個人がよく使用しているのはこれらです。あなたの業務にあったショートカットキーを探してみてくださいね!

ユーザ辞書は積極的に活用しよう!

こちらもメジャーな方法ですが、よく使う単語や変換されない人名の人とのメールのやりとりをよくする場合は、ユーザ辞書登録をすることをおススメします。

ユーザ辞書機能の登録の仕方

ユーザ辞書登録のやり方は、Windows10の場合ですと右下のIMEデスクトップバーから(「あ」とか「A」とか書いてある部分です)を右クリックします。
その後、ユーザ辞書ツールを選択します。

ユーザ辞書ツールを選択するとユーザ辞書ツールが開きますので、単語の登録ボタンを押します。

単語の登録画面が開きますので登録をします。
(今回の例だと「すいよう」と入力すると「(水)と変換されます」)

ユーザ辞書登録の例

では、例としては私がどんな内容を辞書登録しているか軽く紹介します

  • あど→(自分のメールアドレスが出力される)
  • げつよう→(月) ※同様に(火)や(水)も登録
  • おつ→お疲れ様です。
  • おせわ→お世話になっております。
  • いじょう→以上です。よろしくお願いします
  • その他、業種でよく使う言葉など

その他、あなたの普段よく使っている文字があったら省略して入力したら変換されるように設定されることをおススメします!
※目安としては、毎日1回は使用する文字なのであれば、辞書登録することをおススメします。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
こちらで紹介した例などは、各個人によってよく使うショートカットキーや登録内容などは変わっていきます。
今回紹介した内容を参考にして、是非とも業務時間を短縮してみてくださいね。

では、また。


ABOUT ME
ラキマル
ラキマル
関東在住。SEとして働いてる28歳です。 中身は人生色々なことして楽しみたい少年です。