ビジネス

現役SEが実践している時短仕事術(メール編)

ども!
仕事上でメールを利用している方は沢山いらっしゃるのではないでしょうか。

メールのソフトは色々あれど、基本的には

  • 新着メールの確認
  • メールの返信
  • 受信メールのフォルダ分け

が大半なのではないでしょうか。

今回は、そんなメール業務に焦点を当てた時短術やハックなどを、現役SEとして働いている私が実践している内容を紹介していきます!

メールの時短術

仕事で毎日メールソフトを利用される方もいると思います。
毎日やる作業だからこそ、あんまり時間はかけたくないですよね。

フォルダーはArchiveとToDoだけにする!

たまにものすご~く細かくメールの受信フォルダを分けている方がいますが、それは時間がかかるので個人的にはおススメしません。

自動振り分けにすれば自動的に振り分けてくれるんですが、その設定自体も結構時間がかかりますし、完璧に振り分けてくれる訳でもありません。
なので、個人的にはArchiveとToDoというフォルダーに分けることをおススメします。

使い方としては、受信メールにメールが来たらまずは目を通す。
メールの返信がすぐに必要だと判断したものはその場ですぐメールを返信する。
緊急ではないが返信は必須なものや、作業の依頼などのメールはToDoフォルダーに移す(で、すべきことが終わったらArchiveフォルダへ移す)。
あまり関係の無いメールや、ただの情報共有レベルのメールであれば即刻Archiveフォルダへ移す。

とにかく、受信BOXは基本的に空にするのが基本です!
だって、自宅のポストは基本的に空欄ですよね?郵便物が届いたらまずは家の中で仕訳けますよね?

メールもその理屈が当てはまりますし、何より構造はシンプルなほうがいいです。それに、そのよう受信フォルダの構成をしていると、ToDoフォルダが自然とToDoリストになります。

頻繁に送るメールは、テンプレートを用意する!

毎週送るメールってありますよね?例えば、上司への週報提出のメールなどです。そのようなメールを送るとき、いちいち最初から打っていませんか?
そういうテンプレート的なメールは、テンプレートを用意しましょう!

やり方としては以下です。

  1. メールのテンプレートを用意する(日付部分とかは〇〇日とかにしておく)
  2. ToやCCのアドレスも事前に設定しておき、送信ボタンを押したら送れるようにしておく
  3. そのメールをデスクトップなり、「テンプレート」フォルダなりに保存する
  4. メールを送るときはそのテンプレートメールを開き、日付部分を編集して送信

と、いうような感じです。
定例的なメールは基本的に宛先なども同一ですから、テンプレートの効力が発揮されます。

添付ファイルは「フォルダから選択」ではなくドラッグ&ドロップで!

次は、メールへの添付ファイルについてです。
相手に添付ファイルを送るときなどは皆さんメールのメニューバーから「添付ファイルを選択」からファイルの場所を探し出し、ファイルを選択…というような行為を行っていないでしょうか?

実は、メールへのファイル添付はドラッグ&ドロップでもできるのです。
例えば、メールで相手へファイルを送るときはファイルを編集して、完成したらすぐ送る…というパターンが多いと思われます。
そのようなときは編集したファイルが保存されているフォルダを開きっぱなしにしておいて、メールを開いたら編集したファイルをドラッグ&ドロップで完結できます。

メールソフトの予定表には会議予定だけじゃなくタスクも組み込む!

少し番外編になってしまいますが、メールのソフトには大体予定表などのスケジュール機能が付いていますよね?

例えば、Outlookなどでは会議招集のメールが届くと自動的に自分のスケジュールに会議予定が組み込まれます。
なので、会議招集ばかり来ると自分のスケジュールが会議予定ばかりになってしまい、仕事が終わらない…という人も多いと思います。

そのような人は、事前にやらなくてはいけない作業をスケジュールに組み込むことをおススメします。
そうすれば、そのスケジュールを見て「もう埋まっているな」と会議招集を送る人は少なくなるかもしれませんし(送ってくる人は送ってきますが)、実際にその会議に参加する必要が無いと思うのであれば「事前にこの作業を入れていたから、こっちの作業を優先したい」という風に言える大義名分ができます。

また、会議予定が入っていないスケジュールでも、この方法はおススメします。
何故なら、人は締め切りが決まっていないといつまで経ってもダラダラその作業をやってしまう傾向があるからです。

まずは自分のタスクを見積もり→その作業が1時間で終わる!という風な見積もりであれば、スケジュールに組み込む…
実際に作業を終えてみて、そのタスクにかかった時間が1時間より多くても少なくても、自分のタスクの見積もり能力向上が図れるという意味になります。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
日頃私たちの作業を便利化してくれるメールソフトだからこそ、自分の行動に制限がかけられてしまうというのはよくあることです。

これまでに紹介した時短術などは一見「そんなのは大した効果はない」という風に思われる方もいるかもしれませんが、毎日10分でも時間が短縮できるのであれば一週間で約1時間ほどの時間短縮になります。
細かいことからコツコツとやっていきましょう!

では、また。

ABOUT ME
ラキマル
ラキマル
関東在住。SEとして働いてる28歳です。 中身は人生色々なことして楽しみたい少年です。